Regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną
Obowiązuje od 4 września 2026 r.
Regulamin określa zasady korzystania z serwisu behapro. Stanowi regulamin w rozumieniu art. 8 ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Załącznik nr 1 zawiera umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zawieraną w trybie art. 28 RODO — jej akceptacja następuje wraz z akceptacją niniejszego Regulaminu.
§ 1. Usługodawca
- Usługodawcą jest Kuba Osyda, ul. Rynek 13/3, 83-400 Kościerzyna.
- Usługodawca prowadzi działalność nierejestrowa (art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców). Oznacza to, że przychód należny z tej działalności nie przekracza w żadnym miesiącu progu określonego w tym przepisie, a Usługodawca nie jest wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
- Mimo braku wpisu do CEIDG Usługodawca w relacjach z konsumentami jest traktowany jak przedsiębiorca — Usługobiorcy będącemu konsumentem przysługują wszystkie uprawnienia wynikające z ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawach konsumenta.
- Kontakt: kontakt@behapro.pl. Korespondencja pisemna: adres wskazany w ust. 1.
§ 2. Definicje
- Serwis — aplikacja internetowa behapro dostępna pod adresem https://behapro.pl.
- Usługobiorca — podmiot, który zawarł z Usługodawcą umowę o świadczenie Usługi: przedsiębiorca, jednostka organizacyjna albo konsument.
- Konto — zbiór zasobów i uprawnień przypisanych Usługobiorcy w Serwisie.
- Organizacja — firma prowadzona w Serwisie przez Usługobiorcę, dla której prowadzona jest dokumentacja bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Dane Powierzone — dane osobowe wprowadzone do Serwisu przez Usługobiorcę, w szczególności dane pracowników i osób współpracujących z Organizacją.
- Okres próbny — 14 dni bezpłatnego korzystania z Serwisu w zakresie planu Pro.
§ 3. Rodzaj i zakres usług
- Usługodawca udostępnia Usługobiorcy Serwis w modelu oprogramowania jako usługi (SaaS). Usługobiorca nie nabywa praw do oprogramowania; otrzymuje niewyłączne, nieprzenoszalne prawo korzystania z niego przez czas obowiązywania umowy.
- Serwis służy do prowadzenia dokumentacji bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym kartoteki pracowników, rejestrów szkoleń, badań lekarskich i uprawnień, wystawiania skierowań na badania, prowadzenia ocen ryzyka zawodowego oraz ewidencji kontroli i zdarzeń wypadkowych.
- Zakres funkcji zależy od wybranego planu. Aktualne plany, limity i ceny są dostępne w cenniku.
- Część funkcji wymienionych w planach znajduje się w przygotowaniu. Ich lista jest publikowana w Serwisie i aktualizowana wraz z udostępnianiem kolejnych modułów.
Serwis nie zastępuje służby BHP ani porady prawnej. Treści podpowiadane przez Serwis — w szczególności opisy stanowisk, czynniki szkodliwe i propozycje zagrożeń do oceny ryzyka — są materiałem wyjściowym wymagającym weryfikacji przez osobę posiadającą odpowiednie kwalifikacje. Za zgodność dokumentacji ze stanem faktycznym w zakładzie pracy oraz za wykonanie obowiązków wynikających z Kodeksu pracy odpowiada pracodawca.
§ 4. Wymagania techniczne
- Do korzystania z Serwisu potrzebne są: urządzenie z dostępem do internetu, aktualna wersja przeglądarki internetowej obsługującej JavaScript i pliki cookie oraz czynny adres poczty elektronicznej.
- Usługodawca nie odpowiada za przerwy wynikające z przyczyn leżących po stronie Usługobiorcy, w szczególności z braku dostępu do internetu lub konfiguracji urządzenia.
- Zakazane jest dostarczanie przez Usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym oraz podejmowanie działań zakłócających działanie Serwisu, w tym prób nieuprawnionego dostępu do danych innych Usługobiorców.
§ 5. Zawarcie umowy i okres próbny
- Umowa zostaje zawarta z chwilą założenia Konta, po zaakceptowaniu Regulaminu i zapoznaniu się z Polityką prywatności.
- Nowy Usługobiorca otrzymuje Okres próbny — 14 dni korzystania z Serwisu w zakresie planu Pro bez opłaty i bez podawania danych karty płatniczej.
- Po zakończeniu Okresu próbnego Usługobiorca wybiera plan płatny. Brak wyboru planu powoduje przejście Konta w tryb wyłącznie do odczytu — dane pozostają dostępne i można je wyeksportować, lecz nie można wprowadzać nowych.
- Okres próbny nie odnawia się automatycznie i nie przekształca się w umowę odpłatną bez wyraźnego działania Usługobiorcy.
§ 6. Płatności
- Ceny planów podane w cenniku są cenami netto za miesiąc przy płatności za okres roczny. Aktualne stawki:
| Plan | Cena netto / mies. | Zakres |
|---|---|---|
| Start | 79 zł | Dla firmy do 10 osób bez własnego behapowca. |
| Standard | 149 zł | Pełna dokumentacja, szkolenia online i podpis elektroniczny. |
| Pro | 219 zł | Wszystko, łącznie ze środkami ochrony indywidualnej, kodami QR i modułem ppoż. |
| Biuro BHP | 399 zł | Jedno konto, wiele obsługiwanych firm, raporty z Twoim logo. |
- Usługodawca korzysta ze zwolnienia podmiotowego z podatku od towarów i usług na podstawie art. 113 ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług, dopóki wartość sprzedaży nie przekroczy progu określonego w tym przepisie. Do czasu przekroczenia progu do ceny netto nie dolicza się podatku VAT.
- Na żądanie Usługobiorcy Usługodawca wystawia rachunek. Po zarejestrowaniu działalności gospodarczej Usługodawca wystawia faktury na zasadach ogólnych.
- Zmiana cennika nie wpływa na cenę opłaconego okresu rozliczeniowego. O zmianie cen Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni.
§ 7. Odstąpienie od umowy
- Usługobiorcy będącemu konsumentem przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyny w terminie 14 dni od dnia jej zawarcia, zgodnie z art. 27 ustawy o prawach konsumenta.
- Prawo to przysługuje również osobie fizycznej zawierającej umowę bezpośrednio związaną z jej działalnością gospodarczą, gdy z treści umowy wynika, że nie ma ona dla tej osoby charakteru zawodowego (art. 7aa ustawy o prawach konsumenta).
- Oświadczenie o odstąpieniu wystarczy wysłać na adres kontakt@behapro.pl.
- Rozpoczęcie świadczenia usługi przed upływem terminu do odstąpienia następuje na wyraźne żądanie Usługobiorcy. Jeżeli Usługobiorca odstąpi od umowy po rozpoczęciu świadczenia, zapłaci za świadczenie spełnione do chwili odstąpienia — proporcjonalnie do zakresu spełnionego świadczenia.
- Prawo odstąpienia nie wyłącza możliwości rezygnacji z Usługi w każdym czasie na zasadach określonych w § 9.
§ 8. Dostępność, przerwy i odpowiedzialność
- Usługodawca dokłada starań, aby Serwis działał w sposób ciągły, i zastrzega prawo do przerw technicznych niezbędnych do konserwacji, aktualizacji lub usunięcia awarii. O planowanych przerwach informuje z wyprzedzeniem, jeżeli jest to możliwe.
- Usługodawca odpowiada za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. Wobec Usługobiorcy niebędącego konsumentem ani osobą, o której mowa w § 7 ust. 2, odpowiedzialność Usługodawcy ogranicza się do wysokości opłat wniesionych przez tego Usługobiorcę w okresie 12 miesięcy poprzedzających zdarzenie i nie obejmuje utraconych korzyści. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie.
- Usługodawca nie odpowiada za skutki decyzji podjętych przez Usługobiorcę na podstawie dokumentów wygenerowanych w Serwisie ani za następstwa niewykonania przez Usługobiorcę obowiązków pracodawcy wynikających z przepisów prawa pracy.
- Usługodawca wykonuje kopie zapasowe danych. Nie zwalnia to Usługobiorcy z możliwości samodzielnego pobierania kopii swoich danych — funkcja eksportu jest dostępna w Serwisie przez cały czas trwania umowy.
§ 9. Rozwiązanie umowy i usunięcie danych
- Usługobiorca może w każdej chwili zrezygnować z Usługi, usuwając Konto w ustawieniach Serwisu lub wysyłając oświadczenie na adres kontaktowy.
- Przed usunięciem Konta Usługobiorca powinien pobrać dane, których potrzebuje — Serwis udostępnia eksport całej Organizacji w jednym pliku.
- Usunięcie Organizacji powoduje trwałe skasowanie danych z niej pochodzących, w tym danych pracowników, rejestrów i dziennika zdarzeń. Operacja jest nieodwracalna.
- Usługodawca może rozwiązać umowę z zachowaniem 14-dniowego okresu wypowiedzenia w przypadku rażącego naruszenia Regulaminu przez Usługobiorcę, w szczególności dostarczania treści bezprawnych lub działań zagrażających bezpieczeństwu Serwisu. W takim wypadku Usługobiorca zachowuje możliwość pobrania swoich danych do dnia rozwiązania umowy.
§ 10. Reklamacje
- Reklamacje dotyczące działania Serwisu należy zgłaszać na adres kontakt@behapro.pl, podając adres e-mail Konta i opis nieprawidłowości.
- Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od jej otrzymania.
- Konsument może skorzystać z pozasądowych sposobów rozpatrywania reklamacji, w tym z platformy internetowego rozstrzygania sporów ODR Komisji Europejskiej, oraz zwrócić się o pomoc do powiatowego (miejskiego) rzecznika konsumentów.
§ 11. Zmiany Regulaminu
- Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności zmiany przepisów prawa, zmiany zakresu usług lub zmiany sposobu świadczenia usług.
- O zmianie Usługodawca informuje na adres e-mail przypisany do Konta co najmniej 14 dni przed jej wejściem w życie.
- Usługobiorca, który nie akceptuje zmiany, może rozwiązać umowę ze skutkiem na dzień wejścia zmiany w życie. Brak rozwiązania umowy oznacza akceptację zmienionego Regulaminu.
§ 12. Postanowienia końcowe
- W sprawach nieuregulowanych stosuje się przepisy prawa polskiego.
- Spory z Usługobiorcą niebędącym konsumentem rozstrzyga sąd właściwy dla miejsca zamieszkania Usługodawcy. Spory z konsumentem rozstrzyga sąd właściwy według przepisów ogólnych.
- Regulamin obowiązuje od 4 września 2026 r.
Załącznik nr 1 — Powierzenie przetwarzania danych osobowych
Umowa powierzenia w rozumieniu art. 28 ust. 3 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Zawierana wraz z akceptacją Regulaminu.
§ 1 zał.. Role stron
- Usługobiorca jest administratorem Danych Powierzonych. To on decyduje o celach i sposobach ich przetwarzania oraz odpowiada za podstawę prawną ich zbierania.
- Usługodawca jest podmiotem przetwarzającym — przetwarza Dane Powierzone wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, którym jest korzystanie z Serwisu zgodnie z Regulaminem.
- Dane konta Usługobiorcy (imię i nazwisko, adres e-mail, dane rozliczeniowe) Usługodawca przetwarza jako administrator — na zasadach opisanych w Polityce prywatności.
§ 2 zał.. Przedmiot, czas, charakter i cel przetwarzania
- Przedmiot: dane osobowe pracowników i osób współpracujących z Organizacją, wprowadzone do Serwisu przez Usługobiorcę.
- Cel: prowadzenie dokumentacji bezpieczeństwa i higieny pracy przez Usługobiorcę przy użyciu Serwisu.
- Charakter: przechowywanie, porządkowanie, wyszukiwanie, generowanie dokumentów oraz usuwanie danych — w zakresie funkcji Serwisu.
- Czas: przez okres obowiązywania umowy o świadczenie Usługi.
- Kategorie osób: pracownicy Usługobiorcy, osoby świadczące pracę na innej podstawie, osoby zgłaszające zdarzenia przez formularz publiczny.
§ 3 zał.. Kategorie danych
| Kategoria | Zakres | Uwagi |
|---|---|---|
| Dane identyfikacyjne | imię, drugie imię, nazwisko, płeć, numer kadrowy | — |
| Dane kontaktowe | adres zamieszkania, telefon, adres e-mail | — |
| Dane o zatrudnieniu | stanowisko, dział, przełożony, forma zatrudnienia, daty zatrudnienia i ustania stosunku pracy, nieobecność | — |
| Dane szczególnej kategorii | numer PESEL, numer dokumentu tożsamości, data i miejsce urodzenia, stopień niepełnosprawności | art. 9 RODO — przechowywane w odrębnej tabeli o węższym dostępie |
| Dane o zdrowiu w zakresie zdolności do pracy | orzeczenia z badań profilaktycznych, daty ważności, skierowania na badania | art. 9 ust. 2 lit. b RODO — obowiązki z zakresu prawa pracy |
| Zdarzenia wypadkowe | opis zdarzenia, okoliczności, skutki | może zawierać dane o zdrowiu |
§ 4 zał.. Obowiązki Usługodawcy
- Przetwarza Dane Powierzone wyłącznie na udokumentowane polecenie Usługobiorcy, także w zakresie przekazywania danych do państwa trzeciego, chyba że obowiązek taki nakłada na niego prawo Unii lub prawo państwa członkowskiego.
- Zapewnia, by osoby upoważnione do przetwarzania zobowiązały się do zachowania poufności.
- Stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiadające ryzyku, w szczególności:
- szyfrowanie połączeń (TLS) i szyfrowanie danych w spoczynku;
- rozdzielenie danych szczególnej kategorii do odrębnej tabeli o węższym dostępie;
- izolację danych między Organizacjami na poziomie bazy danych (row level security), tak że zapytanie jednego Usługobiorcy nie sięga danych innego;
- rejestrowanie zdarzeń w dzienniku, którego wpisów nie można zmienić ani usunąć;
- uwierzytelnianie użytkowników i rozdział uprawnień według ról;
- kopie zapasowe wykonywane przez dostawcę infrastruktury.
- Pomaga Usługobiorcy wywiązać się z obowiązku odpowiadania na żądania osób, których dane dotyczą, udostępniając w Serwisie funkcje eksportu, sprostowania i usunięcia danych.
- Zgłasza Usługobiorcy naruszenie ochrony Danych Powierzonych bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu 24 godzin od jego stwierdzenia, przekazując informacje niezbędne do wykonania obowiązku z art. 33 RODO.
- Po zakończeniu świadczenia Usługi usuwa Dane Powierzone albo zwraca je Usługobiorcy — zgodnie z wyborem Usługobiorcy dokonanym przez skorzystanie z funkcji eksportu lub usunięcia Organizacji.
- Udostępnia Usługobiorcy informacje niezbędne do wykazania spełnienia obowiązków z art. 28 RODO oraz umożliwia audyt — przeprowadzany na koszt Usługobiorcy, po uzgodnieniu terminu, nie częściej niż raz w roku, chyba że doszło do naruszenia.
§ 5 zał.. Dalsze powierzenie (podprocesorzy)
- Usługobiorca wyraża ogólną zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podprocesorów wymienionych poniżej. Usługodawca nakłada na nich obowiązki nie mniejsze niż wynikające z niniejszego załącznika.
| Podprocesor | Rola | Lokalizacja przetwarzania |
|---|---|---|
| Supabase | baza danych, uwierzytelnianie, kopie zapasowe | Unia Europejska — Frankfurt (eu-central-1) |
| Vercel | hosting aplikacji i dostarczanie treści | Unia Europejska / EOG |
| Resend | wysyłka powiadomień e-mail o terminach | Unia Europejska / EOG |
- O zamiarze dodania lub zmiany podprocesora Usługodawca informuje z wyprzedzeniem co najmniej 30 dni. Usługobiorca może wnieść sprzeciw; w razie sprzeciwu każda ze stron może rozwiązać umowę ze skutkiem na dzień planowanej zmiany.
- Aktualna lista podprocesorów jest publikowana w Polityce prywatności.
§ 6 zał.. Obowiązki Usługobiorcy
- Usługobiorca oświadcza, że dysponuje podstawą prawną przetwarzania Danych Powierzonych — w szczególności wynikającą z art. 221 Kodeksu pracy oraz z obowiązków pracodawcy w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
- Usługobiorca wprowadza do Serwisu wyłącznie dane niezbędne do celu, dla którego Serwis jest wykorzystywany. W szczególności nie wprowadza treści orzeczeń lekarskich, diagnoz ani jednostek chorobowych — Serwis przewiduje wyłącznie zapis o zdolności do pracy i terminie ważności badania.
- Usługobiorca odpowiada za nadawanie i odbieranie uprawnień osobom, którym udostępnia Konto Organizacji.